Skaaret Landskap luger irrelevante udbud fra på en brøkdel af tiden
Branche:
Tjenester
Interviewet:
Vaar Havnelid, administrativ leder hos Skaaret Landskap
“Det er meget lettere at få overblik. Vi kommer hurtigere til kernen og kan luge ud, hvad der ikke er relevant.”
To måneder med Cobrief har forandret, hvordan Skaaret Landskap og SL Stenlegging arbejder med udbud. – Det tager os langt mindre tid at forstå, hvad opgaven indebærer, og hvilke kvalifikationskrav der gælder, siger Vaar Havnelid, administrativ leder hos Skaaret Landskap.
Farvel til regnearkene
Tidligere baserede Skaaret sig på store regneark. Nu modtager de notifikationer baseret på geografi, opgavetype og fagområde. De udvælger relevante konkurrencer, fordeler ansvar og uploader forespørgsler, der kommer direkte fra entreprenører.
– Vi gør det meste i Cobrief nu. Flere personer har adgang, og forskellige medarbejdere har ansvar for forskellige udbud. Det giver en helt anden arbejdsgang og struktur end før.
Jordal-kvarteret i Oslo har fået et opgraderet og moderne aktivitetstilbud med stor hjælp fra Skaaret. Foto: Skaaret Landskap
Sorteret fra på sekunder
– Den største tidsbesparelse ligger i selve udvælgelsesprocessen. Vi får hurtigt overblik over, hvad der skal leveres og hvornår, om vi har kapaciteten, og ikke mindst om vi opfylder kvalifikationskravene.
I stedet for at skulle pløje igennem hele udbudsdokumentationen får de hurtigt et billede af indhold, krav og omfang.
– Det er meget lettere at få overblik. Vi kommer hurtigere til kernen og kan luge ud, hvad der ikke er relevant, som vi siger i havetermer.
Skaaret Landskap er en førende landskabsentreprenør med over 60 års erfaring. Foto: Skaaret Landskap.
Udbud er ikke skræmmende
Mindre virksomheder kan finde offentlige udbud overvældende. Vaar mener, det primært handler om at have struktur.
– Det er ikke skræmmende, men det kræver, at man har styr på tingene. Det kræver gode rutiner.
Hun ville gerne se flere mindre aktører engagere sig, men anerkender, at kvalifikationskravene er hårde.
– For mindre virksomheder kan det være svært at leve op til kravene om omsætning, ressourcer og referenceprojekter. Oslo-modellen kræver også meget, siger hun.
_PS: Arbejder du som offentlig indkøber? _Her er tre enkle tips til at sikre flere og bedre tilbud!
Skaaret er med til at bygge morgendagens udendørsløsninger i Norge. Foto: Skaaret Landskap
Oslo-modellen og miljøkrav
– Oslo-modellen handler om at sikre gode arbejdsforhold, brug af lærlinge og faglærte samt at forebygge social dumping. Det ser vi som positivt.
På miljøsiden mener Vaar, at det fungerer bedst, når alt sættes som kvalifikationskrav.
– Det er meget mere ordentligt, når miljøkriterier sættes som kvalifikationskrav. Så kender alle spillereglerne. Det skaber ligestilling og mindre rum for spekulation.
Hvis der er én ting, hun vil opfordre dem, der udformer udbud, til, er det dette:
– Lav udbudsdokumentation, der ikke giver plads til fortolkning. Det gør det lettere at sikre både forudsigelighed og ligebehandling.
Indtil videre bruger Skaaret Landskap primært Cobrief i den indledende fase. – Vi er knap nok begyndt. Det bliver spændende at se, hvad vi får ud af det, når vi begynder at bruge endnu flere funktioner, siger administrativ leder Vaar Havnelid. Foto: Skaaret Landskap
– Vaar Havnelid rammer hovedet på sømmet her. Udbud er ikke skræmmende, men de kræver, at man har styr på tingene.
Det siger medstifter og administrerende direktør i Cobrief, Jonas Klafstad.
– Man skal ikke bruge timer i tunge Excel-regneark bare for at finde ud af, om man opfylder kvalifikationskravene eller ej. Gode rutiner er ofte forskellen mellem at drukne i administration og rent faktisk at levere et vindende tilbud. Når Skaaret Landskap nu bruger en brøkdel af tiden på at "luge" irrelevante kontrakter fra, sparer de enorme ressourcer. Det giver dem mere tid til det, der virkelig betyder noget: at finde interessante udbud og udforme stærke tilbud, der vinder.
Han finder det meget motiverende at se, at Cobrief skaber bedre arbejdsgange for sine brugere.
– Vi glæder os til at fortsætte vores bidrag til Skaaret Landskap og deres udbudsarbejde.
Vil du opnå lignende resultater?
Slut dig til over 1.500 virksomheder, der bruger Cobrief til at vinde udbud.