Cobrief som konkurrencefordel: – I en travl hverdag er det utrolig effektivt

NoA Ignite var en af de første til at tage Cobrief i brug. Næsten to år senere er værktøjet en integreret del af deres daglige arbejde og nøglen til både at søge og vinde flere udbud.

– Bare det at kunne se hurtigt, hvem der tidligere har afleveret tilbud på et udbud, giver et godt billede af konkurrencen. Det sparer os enormt meget tid, siger Øyvind Aak, Senior Bid Manager og Partner Manager hos NoA Ignite.

Han fortæller, at det tidligere kunne tage timer at finde ud af, hvem der havde afleveret tilbud før. Nu klares det på minutter, hvis ikke sekunder, i Cobrief.

Da NoA Ignite har en slank salgsorganisation, er det vigtigt at prioritere ressourcerne rigtigt. Hver udbudsrunde skal vurderes nøje: Er det værd at byde på? Hvad er chancerne for at vinde? – Cobrief hjælper os med at lykkes med dette.

Vi sparer meget tid i de indledende faser, tid vi kan bruge på det, der virkelig betyder noget: At udvikle og aflevere et vindende tilbud, siger Aak.

Har haft en finger med i udviklingen

NoA Ignite var en af de første til at begynde at bruge Cobrief. Siden starten af 2024 har virksomheden løbende givet feedback om funktionalitet og forbedringsmuligheder. Cobrief-teamet har taget imod med åbne arme.

– Det har været sjovt at følge udviklingen og se, hvor meget bedre det er blevet på så kort tid, siger Henriette Vien, Client Operations Manager hos NoA Ignite.

Øyvind Aak nikker og tilføjer: – Der er sket rigtig meget, og det er gået hurtigt. Værktøjet har udviklet sig hurtigere, end vi har kunnet tage alle funktionerne i brug, siger han med et smil.

NoA Ignite er gået fra tunge, manuelle processer til at kvalificere og frasortere udbud på en brøkdel af tiden. – Det er svært at forestille sig, hvordan vi arbejdede før, siger Øyvind Aak. Her sammen med Henriette Vien.

Bygger digitale løsninger for hele Norge

NoA Ignite er et nordisk konsulentfirma med omkring 400 medarbejdere fordelt på Oslo, Stockholm, København, Helsinki og Wroclaw. Virksomheden er en del af The North Alliance (NoA). NoA Ignite er specialiseret i brugercentrerede digitale produkter og tjenester.

Blandt de løsninger, NoA Ignite har leveret, er Ruter-appen, nye hjemmesider, en ny boligrejse og en digital serviceplatform for Studentsamskipnaden i Oslo (SiO) samt AMK-projektet for Vestre Viken Health Trust, der gør det muligt for 113-operatører at se nødsituationer i realtid via mobilkamera.

NoA Ignite har også leveret store projekter for hjemmesider som Regjeringen.no og BaneNor.no med avancerede CMS-løsninger, indholdsmodeller og komplekse integrationer. – Regjeringen.no er faktisk en af verdens største informationsportaler, og der arbejder vi med både teknologi og indholdsstruktur, siger Vien.

Cobrief gør det lettere for flere hos NoA Ignite at evaluere og bidrage til udbudsprocesser og dermed fange muligheder, der ellers kunne være blevet overset.

– Kan søge flere relevante udbud

Før Cobrief blev en del af den daglige arbejdsgang for salgsteamet hos NoA Ignite, var udbudsarbejdet præget af tidskrævende og manuelle processer: Dokumenter skulle downloades, videresendes, uploades og gøres tilgængelige for flere personer.

Salgsteamet endte med at blive en slags "gatekeepers" for al information relateret til offentlige udbud. De brugte meget tid på at dele diverse dokumenter og filer på tværs af afdelinger hele tiden.

– Nu deles alt i Slack via Cobrief-integrationen, så alle, der vil, kan følge med, siger Aak tilfreds. At flere nu hurtigt og selvstændigt kan evaluere udbud betyder, at potentielle muligheder altid fanges.

– Det er ikke altid salgsteamet, der ser alt. Nu kan en fagekspert hurtigt se potentialet i et udbud, vi måske ville have overset. I praksis betyder det, at vi kan søge flere relevante udbud, siger han.

– Utrolig effektivt

Der er især to funktioner, duoen hos NoA Ignite fremhæver. – Landingssiden for hvert udbud er blevet et vigtigt værktøj. Der får vi evalueringskriterier, nøgleinformation og kontraktværdi hurtigt, uden at skulle åbne og læse hele udbudspakken, siger Vien.

KI-funktionerne leverer også konkrete fordele i form af tidsbesparelser. Chatbotten bruges til at finde detaljer, der tidligere kunne tage lang tid at lokalisere, som f.eks. krav om lokal tilstedeværelse, kontrakttype, frister og datoer eller særlige vilkår.

– Vi bruger KI til at stille specifikke spørgsmål. I en travl hverdag er det utrolig effektivt. Nu kan vi hurtigt evaluere et udbud. Der spildes meget lidt tid på at vurdere, om det er noget for os eller ej, siger Vien.

– Tilbud, der rent faktisk vinder

Selvom NoA Ignite i dag primært bruger Cobrief til kvalificering og informationsindsamling, ser de større muligheder i horisonten, især inden for KI og genbrug af tidligere tilbud.

– Vi tester nu KI-baserede tekstforslag, baseret på tidligere udbud. Det er en spændende vej frem, men kvaliteten skal være i top. Man vinder ikke med noget, der er "godt nok", siger Aak.

For ham handler det ikke om at spare tid i skrivefasen, men om at bruge tiden klogere. Det handler om at skære alt det unødvendige væk i starten og i stedet lægge energien der, hvor det betyder noget: At skrive et tilbud, der rammer plet.

*PSST**: Vidste du, at Cobrief har gratis udbudsnotifikationer uden prøveperiode? **Tjek det ud her!*