Nu svarer Lyreco på flere udbud end nogensinde: – Et værktøj, der giver os et solidt forspring

– For os er udbudsmarkedet ekstremt vigtigt. Derfor er vi afhængige af værktøjer, der gør, at vi kan arbejde endnu bedre med udbudsprocesser, siger Patricia Patoka, bid manager hos Lyreco Norge.

Med Cobrief på holdet kan Lyreco nu svare på flere udbud end før. Med Cobrief har de også automatiseret op til 50 procent af vareplukningen.

– Vi kan bruge mere tid på mere kvalitative vurderinger og besvare flere udbud. Vi har jævnlige møder, hvor vi gennemgår status på det, vi arbejder med, og så kommer der hele tiden nye udbudsforespørgsler ind. Nu kan vi arbejde med endnu flere samtidig, levere mere, arbejde mere med at imødekomme kundernes behov og vinde mere, siger Patricia Patoka.

Patoka er en del af teamet i Lyreco, der arbejder med udbudsprocesser. Sammen med kollega Bjørn Ove Asprem fortæller hun, at det ikke er usædvanligt, at teamet arbejder med et tocifret antal udbud parallelt, hvor det offentlige marked udgør en stor del.

– Offentlige virksomheder er stabile kunder, og vinder vi en kontrakt, kan den løbe i fire år. Det giver os forudsigelighed og langsigtethed, siger Bjørn Ove Asprem.

Bid-teamet i Lyreco skal være helt i front, når det gælder brug af KI i udbudsarbejdet. Cobrief er helt centralt for at lykkes med dette, fortæller bid-managerne Patricia Patoka og Bjørn Ove Asprem.

Milliardkoncern

Lyreco er en af verdens førende leverandører af produkter og tjenester til arbejdspladsen. I Norge omsatte Lyreco i 2024 for næsten 2 milliarder kroner.

Med 21 butikker rundt om i landet kan mange forbinde Lyreco med traditionelle butikker for kontorartikler. Men den store motor i selskabets norske virksomhed er erhvervsmarkedet – og leverancer til det offentlige.

På det norske hovedkontor for den franskejede familiekoncern sidder et dedikeret team, der udelukkende arbejder med udbudsprocesser. Offentlige udbud står for størstedelen.

Det er specialister, der kender både regelværket og kunderne – og som har ét klart mål: at vinde så mange kontrakter som muligt.

– Vi leverer til virksomheder, kommuner og fylkeskommuner over hele landet. Det kan være alt fra skrivebøger og kuglepenne til rengøringsprodukter, kontormøbler eller kaffeløsninger. Alt, hvad der skal til for at få en arbejdsplads eller virksomhed til at fungere, siger Patricia Patoka.

Ønsker mere tid til grundige risikoanalyser

Vejen frem til en underskrevet kontrakt er lang. At vinde udbud handler om langt mere end pris.

For hver konkurrence skal Lyreco sammensætte omfattende tilbud, hvor de ikke kun viser produkter og priser frem, men også dokumenterer miljøtiltag, leveringskapacitet, kvalitet og servicegrad.

Fordelen ved disse kontrakter er, at de er stabile og langsigtede – ofte fire år. Samtidig gør det kompleksiteten større. Man skal lave grundige risikoanalyser. Meget kan ske med leverandører, prisudviklinger og andet i løbet af en kontraktperiode på flere år.

Samtidig er det ikke altid lige let at frigøre tid i en hektisk hverdag til at lave dette arbejde så grundigt, som de altid ønsker. Med Cobrief er der derimod frigjort tid.

– Sparer os for masser af tid

Hvert udbud indeholder ofte mellem 150 og 1.000 varelinjer, der skal kobles mod Lyrecos produkter og priser.

– Det er et enormt arbejde at plukke de rigtige varer og lægge dem ind i de formater, ordregiver kræver, siger Asprem.

Denne proces var tidligere manuel og tidskrævende. Alt skulle matches og dokumenteres i hånden – og det tog værdifuld tid fra mere strategiske vurderinger. For at effektivisere udbudsprocessen og sikre højere kvalitet tog Lyreco Cobrief i brug sommeren 2024.

Cobrief hjælper os med at plukke de rigtige produkter automatisk, baseret på tidligere udbud og vores egne produktdata. Den kan også foreslå tekstsvar på spørgsmålene i konkurrencegrundlaget baseret på vores egne tekster, siger Patricia Patoka.

– Vi slipper for at bruge timer på at genskabe arbejde, vi har lavet tidligere. Det sparer os for masser af tid og gør, at vi kan bruge energien på det, der virkelig tæller: strategien og hvordan vi kan vinde udbuddet, tilføjer Asprem.

Se tilgængelige udbud for kontorartikler.

– Et værktøj, der giver os et solidt forspring

Med Cobrief på holdet kan Lyreco nu svare på flere udbud end før. Tidligere måtte teamet foretage hårde prioriteringer og ofte fravælge konkurrencer. Måske var der udbud, de kunne have vundet, men den samlede arbejdsbyrde betød, at de blev fravalgt.

Med Cobrief har Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem og resten af teamet, der arbejder med udbud, automatiseret op til 50 procent af vareplukningen.

– Nu kan vi hurtigere lave en indledende vurdering og se, om et udbud er relevant eller ej. Vi får også en mere træfsikker prisindikation tidligt i processen, siger Patoka.

For Lyreco er teknologi og innovative løsninger – som Cobrief er et eksempel på – en del af en større strategi for at udvikle virksomheden videre.

– Udbudskontrakter er stabile og relativt langsigtede. Derudover ser vi et stadig stærkere miljøfokus i udbuddene, hvilket passer os godt, da vi arbejder aktivt med bæredygtighed. Med Cobrief får vi både mere tid og højere kvalitet på vores svar – det styrker os i konkurrencen, siger Asprem.

Både han og Patoka er overbeviste om, at smart brug af KI bliver afgørende fremover.

– Vi skal bruge de værktøjer, der findes. Hvis vi ikke gør det, ligger vi pludselig to skridt bag vores konkurrenter. Nu har vi et værktøj, der giver os et solidt forspring, siger Patoka.