Med Cobrief kan Inventura eksperimentere mere: – Giver os en strategisk fordel

Thomas Tinnesand sidder på Inventuras Oslo-kontor på Fridtjof Nansens Plass med udsigt direkte ned til Rådhusplassen. Han er partner og leder for salg og marked og peger ud mod rådhuset.

Thomas Tinnesand, partner og leder for salg og marked i Inventura.

– Det føles næsten symbolsk, at vi kan se direkte ned på en af de mest ikoniske offentlige bygninger i landet. En stor del af vores arbejde handler jo om at forstå, hvordan den offentlige sektor fungerer, og hvordan vi kan navigere i de udbud, der offentliggøres, siger han.

Ved Stavanger-kontoret sidder kollegaen Karl Sletbakk, jurist og Bid Manager for den offentlige sektor.

Han er den, der først får udbuddene på bordet. Hver dag er han ansvarlig for at identificere nye konkurrencer, vurdere dem og sende dem videre i organisationen.

Karl Sletbakk, jurist og bid manager for den offentlige sektor i Inventura.

– Vi afleverer godt over hundrede tilbud om året og vurderer måske tre gange så mange konkurrencer. Så er det helt afgørende at have processer og værktøjer, der gør arbejdet mere effektivt, siger han.

Bistår andre med udbudsarbejde

Inventura er i dag et af Norges mest erfarne rådgivningsmiljøer inden for anskaffelser og indkøb.

Selskabet bistår blandt andet offentlige ordregivere med behovsanalyser, konkurrencestrategier og kontraktdokumenter og leder udbudsprocesser fra start til slut.

Samtidig hjælper de private leverandører med at navigere i det offentlige udbudsmarked – et landskab, mange oplever som både krævende og uoverskueligt.

– Vi leder store udbud på vegne af ordregivere, men vi deltager også selv, når det offentlige efterspørger anskaffelsesbistand. Det giver os en unik forståelse af mekanismerne i markedet, og det gør, at vi kan hjælpe vores kunder med at levere bedre, siger Tinnesand.

Cobrief blev en game changer

For både Tinnesand og Sletbakk markerer indførelsen af Cobrief et tydeligt før-og-efter i måden, de arbejder med udbud på.

Tidligere måtte de ind på for eksempel Doffin, åbne dokumenter og læse sig gennem flere sider for at forstå, hvad en konkurrence egentlig handlede om.

I dag får de alt direkte i indbakken. Cobrief trækker nøgleparametre ud som omfang, krav, varighed, værdi og kompetencekrav – og gør vurderingen langt nemmere.

– Vi fulgte udviklingen tæt, og da funktionerne var på plads, var timingen rigtig til at skifte. Nu er Cobrief en integreret del af, hvordan vi arbejder, siger Sletbakk.

Tinnesand nikker og tilføjer:

– Opsummeringen gør, at vi kan tage en go/no-go-beslutning på minutter. Vi slipper for at bruge tid på falske spor. Det frigør kapacitet og gør, at vi kan bruge energien på de konkurrencer, der virkelig tæller, siger Thomas Tinnesand i Inventura.

– Giver os en strategisk fordel

Titler på udbud kan ofte være misvisende, men med Cobrief får Inventura den kontekst, der er nødvendig for at skelne relevant fra irrelevant.

Et klassisk eksempel er, når der står "anskaffelse af gravemaskine". Før måtte Karl Sletbakk åbne udbudsdokumentet for at tjekke, om det handlede om at købe maskinen – hvilket ikke er relevant – eller om det var bistand til at anskaffe den, som er midt i kernen.

– Nu kan jeg se det i opsummeringen på sekunder, forklarer Sletbakk.

Effektivisering handler lige så meget om kvalitet som om hastighed. Ifølge Sletbakk sparer Inventura omkring femten minutter pr. konkurrence i den indledende screening.

Når selskabet vurderer cirka 300 konkurrencer om året, svarer det til næsten to arbejdsuger frigjort.

For Tinnesand er fleksibiliteten mindst lige så vigtig.

– Når omkostningen ved at vurdere nye markeder bliver lavere, bliver det nemmere at eksperimentere. Vi kan teste områder uden for komfortzonen uden at binde en masse tid op. Det giver os en strategisk fordel.

– En gevinst for hele samfundet

Som rådgivningsmiljø har Inventura opbygget dyb viden om både private og offentlige udbud. Tinnesand og Sletbakk deler gerne deres erfaringer med andre, der ønsker at lykkes på et krævende marked.

– Læs formalkravene omhyggeligt. På privatmarkedet kan man nogle gange slippe af sted med afvigelser, men i offentlige konkurrencer risikerer du at blive afvist, siger Tinnesand.

Sletbakk nikker.

– Mange undervurderer, hvor meget tid det tager at lave et godt tilbud. Det er ikke nok at bruge en standardpræsentation, du ville sende til en privatkunde. Du skal have kvalitetssystemer, dokumentation, og man skal tilpasse hvert tilbud til den enkelte konkurrence. Hvis du ikke tager det alvorligt, bliver du stående udenfor.

For begge er det tydeligt, at værktøjer som Cobrief gør adgangen nemmere.

– Offentlige ordregivere ønsker konkurrence. Når leverandører lettere opdager og forstår udbuddene, får de flere gode tilbud. Det er absolut en gevinst for samfundet, siger Tinnesand.