Når kunstig intelligens bliver en del af den måde, du arbejder på

Et bedre udgangspunkt

Det, der gjorde Cobrief relevant for AIDER, var ikke løfter om automatisering, men hvordan løsningen ændrede flowet i udbudsarbejdet.

I stedet for at starte med et tomt dokument får teamet nu et struktureret førsteutkast på et tilbud. Udkastet bygger på tidligere leverancer, eksisterende materiale og kravene i den konkrete konkurrence fra indkøber. Dermed starter arbejdet med at vurdere indhold, krav og relevans – ikke med at bygge teksten fra bunden.

– Det, der fascinerede os, var, hvordan Cobrief faktisk forstår, hvad der skal besvares, og bruger vores eget arkiv til at lave et førsteutkast. Det gør, at vi hurtigt kommer til det faglige, siger Klas Forfang, leder for innovation i AIDER.

Resultatet er mere tid til vurderinger og prioriteringer.

– Cobrief hjælper os med at flytte tiden fra manuelt arbejde til faglige vurderinger. Det er dér, værdien ligger for os.

AIDER har omkring 2.000 ansatte fordelt på 55 kontorer i Norge.

Ganske enkelt en bedre måde at arbejde på

For AIDER er kunstig intelligens ikke et sideprojekt eller et eksperiment. Det er noget, der skal fungere i praksis for at give effekt.

– For os er KI ikke et buzzword. Det er en forudsætning for at kunne skalere vores kompetence på en fornuftig måde. Skal vi svare på flere udbud uden at belaste organisationen unødigt, må vi arbejde smartere, siger Forfang.

Når man er omkring 2.000 ansatte og arbejder fra 55 kontorer i Norge, skal værktøjerne fungere i hverdagen. Cobrief har været nemt at tage i brug – uden lang oplæring eller tunge processer.

– Folk kommer hurtigt i gang. Det gør, at løsningen faktisk bliver brugt af flere.

Bedre prioriteringer giver bedre træfsikkerhed

Gevinsten handler ikke kun om tidsforbrug. Cobrief har også gjort det nemmere at vurdere, hvilke konkurrencer AIDER bør deltage i.

Med hurtigere overblik over krav, omfang og forventninger bliver beslutningsgrundlaget tydeligere. Det giver højere træfsikkerhed og mere målrettet brug af ressourcer.

– Så kan vi bruge kræfterne på udbud, der faktisk passer os – både fagligt og strategisk. Det giver bedre kvalitet og gør udbudsarbejdet mere håndterbart over tid, siger Forfang.

Bedre arbejdsflow

Forfang er tydelig på, at dette ikke er en løsning, der kun bruges i ét hjørne af organisationen. Erfaringerne deles, diskuteres og justeres undervejs, og brugen har udviklet sig i takt med behovene i teamene.

Det handler ikke om at erstatte kompetence, men om at frigøre den.

– Teknologien skal støtte vores fagfolk, ikke overtage deres arbejde. Når vi slipper for at bruge tid på det repetitive, kan vi bruge mere tid på det, der faktisk skaber værdi.

For AIDER er Cobrief blevet et konkret eksempel på, hvordan kunstig intelligens giver mest effekt, når den er tæt integreret i arbejdsprocessen – og når fokus flyttes fra teknologi til faktisk nytte.

– Dette har givet os bedre flow, højere kvalitet og mere kapacitet, hvor det faktisk betyder noget. Det er en måde at arbejde på, vi kommer til at fortsætte med, siger Forfang.

Et værktøj, der gør det muligt at komme videre

En aider er også navnet på et klatreværktøj. Et hjælpemiddel, der bruges, når væggen bliver stejl, og fremgangen stopper. Ikke for at tage arbejdet fra klatreren, men for at gøre det muligt at komme videre.

Det er en fin parallel til, hvordan Cobrief bruges i udbudsarbejdet hos AIDER. Et værktøj, der ikke erstatter fagkompetence, men som hjælper fagfolkene videre, når processen ellers bliver tung og tidskrævende.

Og det er ofte netop dét, der skal til.